Enterprise Information System & Data Warehouse

PENGERTIAN  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM

Sering kita melihat bahwa aplikasi/software yang dipakai sehari-hari di atas PC adalah aplikasi yang sifatnya individual. Artinya aplikasi tsb hanya digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai tersebut, misal MS Office/OpenOffice, Photoshop, Acrobat Reader dan lain-lain. Tentunya hal ini sudah sangat mencukupi jika memang informasi yang diolah hanya diperlukan oleh pemakai tsb saja. Dengan skala yang sedikit lebih luas, ada juga aplikasi yang melayani kebutuhan suatu bagian/divisi saja. Misal aplikasi kepegawaian, aplikasi keuangan, aplikasi penjualan dan sebagainya. Di dalam aplikasi seperti ini, antar pemakai di divisi yang sama bisa saling berbagi informasi dengan mudah.

Sekarang bagaimana dengan informasi yang harus digunakan oleh divisi/bagian lain? Semua informasi ttg berapa banyak barang yg terjual di divisi Sales apakah dengan mudah bisa langsung diketahui oleh bagian Keuangan juga bagian Logistik? Saat-saat inilah kita akan membutuhkan suatu sistem informasi yang bisa menyatukan semua informasi yang ada di masing-masing bagian/divisi tadi. Oleh beberapa textbook, sistem informasi ini sering disebut Enterprise Information System (EIS).

Hal mendasar dari EIS adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu (single) informasi secara lojikal, sehingga Enterprise (perusahaan/organisasi) bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah. Dalam hal ini, tidak hanya sekedar penggunaan teknologi jaringan misal LAN (local area network) sehingga antar divisi terhubung secara fisik tapi juga integrasi proses bisnis masing2 divisi. Dibutuhkan juga penyatuan semua database secara lojikal, sehingga bukan hanya antar divisi tapi juga pengaksesan informasi untuk semua level di organisasi baik dari staf operasional, manajer maupun direktur.

Contoh EIS yang sering kita dengar adalah Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) dan masih banyak yang lainnya. Tantangan terbesar dalam implementasi EIS adalah tingkat kesulitannya karena sangat kompleks, membutuhkan waktu lama, biaya mahal dan belum tentu berhasil. Walaupun begitu, sekarang makin banyak pilihan untuk solusi EIS ini. Sehingga perusahaan bisa menentukan solusi mana yang paling cocok. Beberapa contoh vendor EIS misal SAP (www.sap.com), Oracle (www.oracle.com) maupun yang lain. Tidak menutup kemungkinan, EIS juga bisa dibangun sendiri oleh staf IT internal suatu perusahaan, selama memenuhi syarat2 di atas.

 

Corporate wide system

Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi.

Holistic Information

Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum.

Business Intelligence

Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan

yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif).

Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk

pengambilan keputusan.

Karakterisitik dari EIS :

Kualitas informasi

• Flexible
• Menghasilkan informasi yang benar
• Meghasilkan informasi berkala
• Meghasilkan informasi relevant
• Menghasilkan informasi yang komplet
• Menghasilkan informasi yang valid

User Interface

• Mempunyai GUI yang bagus
• User Interfacenya harus user friendly
• Memungkinkan acces yang aman ke informasi
• Dapat diakses dari banyak tempat
• Menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah

Keuntungan dari EIS:

• Memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi
• Memfasilitasi akses ke seluruh informasi
• Meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan
• Menyediakan keuntungan kompetitif
• Mempercepat waktu pencarian informasi
• Meningkatkan kemampuan komunikasi.
• Meningkatkan kualitas komunikasi
• Memungkinkan perencanaan
• Memenuhi kebutuhan eksekutif
• Memungkinkan pencarian penyebab masalah
• Memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan  dari kemampuan dan manfaat eis diatas,eis mempunyai banyak persamaan   dengan DSS.

 

A. EIS DAN BUSINESS PROCCES

 

Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses yang mendukung proses-proses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari super prosesnya.

Untuk meluncurkan produk yang baik tidak pernah terlepas dari standar proses bisnis perusahaan yang baik pula. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka.

Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.

Pengelolaan proses bisnis yang baik yang didukung dengan EIS akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan, yaitu :

• Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
• Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
• Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
• Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
• Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada.
• Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan.
• Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
• Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.

Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:

•         Pemodelan

Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer Proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT.

•         Pengintegrasian

BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis.

•         Pengawasan

Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data-data yang ada di dalamnya.

•         Optimalisasi

Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.

Hubungan EIS dalam bisnis proses akan memberikan suatu keuntungan yang luar biasa besarnya dalam pencapaian tujuan dan target perusahaan/instansi, karena penggunaan fasilitas dan sistem informasi (EIS) sangat menunjang dan mendukung dalam berbagai hal seperti; kecepatan, keakuratan,dan kualitas dari informasi dan produk yang dihasilkan.

 

B. EIS DAN HIRARKI MANAJEMEN

Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemen-elemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat.

Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub-sub tujuan tersebut, lain kepelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakan-kebijakan, strategi-strategi tersebut. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Secara umum hirarki dapat dibagi dua jenis (Bambang Permadi, AHP Pusat Antar Universitas – Studi Ekonomi, Ul, Jakarta, 1992, hal.3), yaitu:

1.   Hirarki Struktural, menguraikan masalah yang kompleks diuraikan menjadi bagian-bagiannya atau elemen-elemennya menurut ciri atau besaran tententu sepenti jumlah, bentuk, ukuran atau warna.

2.   Hirarki Fungsional , menguraikan masalah yang kompleks menjadi bagian-bagiannya sesuai hubungan essensialnya Misalnya masalah pemilihan pemimpin dapat diuraikan menjadi tujuan utama yaitu mencari pemimpin, kriteria pemimpin yang sesuai dan alternatif pemimpin-pemimpin yang memenuhi syarat. Penyusunan hirarki atau struktur keputusan dilakukan untuk menggambarkan elemen sistem atau alternatif keputusan yang teridentifikasi.
TingkatanManajemen

1. Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan.

2. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi.

3. Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian.
PERAN MANAJEMEN  menurut Henry Mintzberg :
1.Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari :

Ø figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasiuntuk kegiatan2 diluar organisasi.

Ø pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan- bawahannya.

Ø penghubung (liaison) : manajer menghubungkan
personal2 di semua tingkatan manajemen.
2.Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.
3.Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Hubungan EIS dan hirarki maanajemen mempunyai manfaat : dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas informasi yang tersedia bagi para eksekutif dan Kebutuhan Informasi akan menjadi :

a. informasi yang tepat waktu

b. akses lebih besar ke data operasional

c. informasi relevan yang lbh singkat

d. informasi baru

e. informasi lbh banyk tentang lingkungan eksternal

f. informasi yang lebih kompetitif

g. akses lebih cepat ke database eksternal

h. akses lebih gepat ke informasi

i. mengurangi biaya kertas

C. CORPORATE GOVERNANCE DAN IT GOVERNANCE

Pada intinya konsep IT governance adalah bagaimana cara memanage penggunaan teknologi informasi pada sebuah organisasi. Paper ini akan membatasi pembahasannya pada IT Governance di organisasi publik. Masih banyak permasalahan tentang IT governance organisasi publik di Indonesia, meski blue printnya telah ada dan jelas. Penggunaan teknologi informasi yang masih belum bersifat terintegrasi, dan kebijakan yang masih kurang memayungi penggunaan teknologi informasi. Paper ini berargumen bahwa federal model dalam penerapan IT governance adalah yang paling sesuai untuk diterapkan di sektor publik di Indonesia.

IT GOVERNANCE

IT Governance merupakan konsep yang berkembang dari sektor swasta, namun dengan berkembangnya penggunaan Teknologi Informasi (TI) oleh sektor publik – organisasi-organisasi pemerintahan- maka IT Governance juga harus diterapkan di sektor yang banyak menuntut perbaikan pelayanan bagi masyarakat ini. Peranan IT governance tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya pada organisasi publik, maka IT Governance yang pada intinya adalah bagaimana memanaje penggunaan TI agar menghasilkan output yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah – juga harus dilakukan. Prinsip-prinsip IT Governance harus dilakukan secara terintegrasi, sebagaimana fungsi-fungsi manajemen dilaksanakan secara sistemik dilaksanakan pada sebuah organisasi publik. Weill dan Ross (2004:2) mendefenisikan IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, yang memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan

. Contoh bidang cakupan IT governance sektor publik adalah keputusan pemerintah yang menentukan siapa yang memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam pembuatan keputusan tentang berapa jumlah investasi yang dapat dilakukan pada sektor publik X dengan memanfaatkan TI. Suatu IT governance yang efektif berarti penggunaan TI pada organisasi tersebut mampu meningkatkan dan mensinergiskan antara penggunaan TI dengan visi,misi, tujuan dan nilai organisasi yang bersangkutan. Menurut Weill&Ross (204:10), suatu IT Governance yang efektif adalah yang mampu menjawab tiga pertanyaan berikut, yakni:

(1). Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektif manajemen dan efektif penggunaan TI?;

(2). Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan TI?;

(3). Bagaimana keputusankeputusan ini dibuat dan dimonitor? Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, dapat simpulkan, bahwa pengukuran kinerja IT Governance yang baik adalah dengan menghitung prosentase jumlah manajer yang dapat dengan akurat menjelaskan tentang pelaksanaan IT Governance di organisasi yang bersangkutan.

Teknisnya, menurut Weill & Ross (2004:13) digambarkan skema untuk membantu memahami, mendesain, mengkomunikasikan dan memelihara IT Governance yang efektif, yakni sebagai berikut:

Dari skema diatas, dapat fahami bahwa untuk mengerti, cara mendesain, melakukan proses komunikasi, dan menindaklanjuti IT Governance

yang efektif adalah dengan :

1. Menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi

2. Untuk menetapkan dengan baik dan tepat strategi organisasi, maka organisasi harus memperhatikan perilaku organisasi dan pengadopsian IT dalam organisasi tersebut.

3. Kemudian untuk menetapkan strategi organisasi dengan baik, juga diperlukan

perhatian dan pengaturan yang baik terhadap 6 (enam) asset yang ada di organisasi tersebut, yakni: relationship asset, physical asset, Intelectual property asset, human relation asset, financial asset dan TI. Sedang bagaimanakah cara

mengatur semua asset tersebut dalam IT Governance adalah dengan memperhatikan mekanisme dari IT governancenya, yakni keputusan-keputusan tentang IT nya.

4. Terakhir, untuk menciptakan strategi organisasi yang baik dalam kaitannya

dengan penggunaan IT dalam organisasi, maka harus memperhatikan pula sasaransasaran pencapaian kerja tiap-tiap unit organisasi; yang sangat dipengaruhi oleh akuntabilitas pelaksanaan IT nya. Jadi, terdapat keterkaitan dan koordinasi yang sangat erat antara organisasi level pusat dan unit-unit dibawahnya; dan juga dengan asset-aset yang ada pada suatu organisasi.

D. KESIMPULAN

Enterprise Information System (EIS) merupakan pengembangan konsep CBIS dan DSS yang dioptimasi untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan atau organisasi secara menyeluruh, dengan batasan-batasan: corporate wide system, holistic information, business intelligent. Adapun kemampuan yang dimiliki oleh EIS yang baik, adalah : drill down path, critical success factor, status access, analisis, navigasi informasi, audio dan visual, dan komunikasi.

Organizational DSS adalah EIS yang lebih khusus memasukkan DSS dalam arsitekturnya, yang digunakan untuk mendukung keputusan yang difokuskan pada tugas-tugas organisatoris atau kegiatan yang melibatkan banyak proses dan

pelaku.

Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan partner bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.

 

DATA WAREHOUSE

Data warehouse adalah basis data yang menyimpan data sekarang dan data masa lalu yang berasal dari berbagai sistem operasional dan sumber yang lain (sumber eksternal) yang menjadi perhatian penting bagi manajemen dalam organisasi dan ditujukan untuk keperluan analisis dan pelaporan manajemen dalam rangka pengambilan keputusan. Data warehouse digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, bukan untuk melaksanakan pemrosesan transaksi. Data warehouse hanya berisi informasi-informasi yang relevan bagi kebutuhan pemakai yang dipakai untuk pengambilan keputusan.

Prinsip Datawarehouse

prinsip dari datawarehouse dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Arsitektur DWH

berikut ini adalah arsitektur DWH :

Adapun karakteristik umum yang dimiliki datawarehouse adalah :

• Data terintegrasi dari berbagai sumber yang berasal dari proses transaksional (OLTP)
• Data dibuat konsisten
• Merupakan aggregate data/kesimpulan data, bukan data yang terperinci
• Data bertahan lebih lama
• Data tersimpan dalam format yang tepat sehinngga proses query dan analisa dapat dilakukan dengan cepat
• Data bersifat read only.

Group Support System & Expert System

Definisi Group Support System

Group Support System adalah satu lingkungan berbasis teknologi informasi yang mendukung pertemuan grup, yang didistribusikan secara geografis dan tak permanen. Lingkungan teknologi informasi termasuk, tapi tak terbatas pada, fasilitas terdistribusi, hardware dan software computer, teknologi audio dan video, prosedur, metodologi, bantuan-bantuan, dan grup data teraplikasi.

Tugas grup (Grup tasks) termasuk, tapi tak terbatas pada komunikasi, perencanaan, peneluran ide, penyelesaian masalah, diskusi isu, negosiasi, penyelesaian konflik, analisis dan desain system, dan aktivitas grup bersama-sama seperti persiapan dokumen dan sharing (saling berbagi). GSS mendukung banyak task / tugas lebih dari sekedar pengambilan keputusan, ia berfokus pada proses-proses yang digunakan oleh kelompok kerja.

 

Tujuan GDSS :

Secara umum tujuan dari GDSS adalah untuk Meningkatkan produktifitas dari rapat pengambilan keputusan,baik dengan mempercepat proses pengambilan keputusan ataupun dengan meningkatkan kualitas dari keputusan yang dihassilkan atau keduanya.Hal ini dapat terwujud dengan menyediakan dukungan terhadap pertukaran ide-ide,opini,dan pilihan-pilihan di dalam kelompok.

Kelebihan Grup Support System :

1.      Grup lebih memahami masalah dari pada individu

2.      Grup lebih cepat menangkap kesalahan yang terjadi dari pada individu.

3.      Grup memiliki lebih bnayka informasi

4.      Sinergi dapat dihasilkan

Kekurangan Group Support System :

1.      Tekanan sosial agar selalu menyesuaikan diri

2.      Menghabiskan waktu,prosesnya lambat.

3.      Keterbatasan koordinasi,perencanaan pertemuan yang jelek.

4.      Kecendrungan anggota untuk mengandalkan saja yang lain dalam mengerjakan tugas.

 

Expert System

Definisi :

• Secara umum ES adalah system yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke computer, agar komputer dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan para ahli.
• ES tidak untuk menggantikan kedudukan seorang pakar tetapi untuk memasyaratkan pengetahuan dan pengalaman pakar tersebut.
• ES dikembangkan pertama kali oleh komunitas AI tahun 1960an. ES yang pertama adalah General Purpose Problem Solver (GPS) yang dikembangkan oleh Newel Simon.

Keuntungan ES :

1. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli
2. bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis
3. menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar
4. meningkatkan output dan produktivitas
5. meningkatkan kualitas
6. mampu mengambil dan melestarikankeahlian para pakar
7. mampu beroperasi dalam lingkungan berbahaya
8. memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan
9. memiliki realibilitas
10. meningkatkan kapabilitas system computer
11. memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian
12. sebagai media pelengkap dalam pelatihan
13. meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah
14. menghemat waktu dalam pengambilan keputusan

Kelemahan :

1. biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal
2. sulit dikembangkan. Hal ini erat kaitannya dengan ketersediaan pakar dalam bidangnya
3. system pakar tidak 100% bernilai benar.

Bentuk ES :

1. Berdiri sendiri. Sistem jenis ini merupakan s/w yang berdiri sendir tidak tergabung dengan s/w lain.
2. Tergabung. Sisetm ini merupakan bagian program yang terkandung di dalam suatu algoritma (konvensional) .
3. Menghubungkan ke s/w lain. Bentuk ini biasanya merupakan ES yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya DBMS.
4. Sistem mengabdi. Sistem ini merupakan bagian dari computer khusus yang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu.

Elemen ES

• User interface (antarmuka) : mekanisme komunikasi antara user dan ES
• Explanation facility (subsistem Penjelasan) : digunakan untuk melacak respon dan memberikan penjelasan tentang kelakuan sistem pakar secara interaktif
• Working memory : database global dari fakta yang digunakan dalam prosedur
• Agenda : daftar prioritas prosedur yang dibuat oleh motor inferensi dan direkam dalam working memory
• Inference engine (motor inferensi) : program yang berisi metodologi yang digunakan untuk melakukan penalaran terhadap informasi-informasi dalam basis pengetahuan untuk memformulasikan konklusi.
• Knowledge acquisiton facility : berisi pengetahuan-pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami, memformulasikan dan menyelesaikan masalah.

Struktur ES

 

Sistem pakar mempunyai ciri-ciri  :

•  Mudah dimodifikasi, yaitu dengan menambah atau menghapus suatu kemampuan dari basis pengetahuannya.

• Memiliki informasi yang handal, baik dalam menampilkan langkah-langkah antara maupun dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang proses penyelesaian.

• Heuristik dalam menggunalan pengetahuan (yang sering kali tidak sempurna) untuk mendapatkan penyelesaiannya.

• Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer [Arhami, 2004].

Create DSS System Application

 

 

 

 

Aplikasi DSS biasanya menggunakan aplikasi Berbasis web, contoh diagramnya adalah sebagai berikut :

a. Arsitektur Aplikasi DSS berbasis Web.

 

 

b. Diagram Aplikasi DSS berbasis Web.

 

c. Keunggulan Aplikasi DSS berbasis Web yaitu :

• Kemudahan komunikasi dan kolaborasi
• Download perangkat lunak DSS
• Pembelian aplikasi DSS secara online
• Pengumpulan data internal dan eksternal

Pembangunan Aplikasi DSS bisa dengan Metode SDLC waterfall atau Prototype yang telah dijelaskan pada pembahasan “Development of DSS”.

Development of DSS

Membangun DSS

Pendahuluan
Membangun sebuah DSS, apalagi yang besar, merupakan proses yang rumit.
Melibatkan hal-hal : teknis (hardware, software) dan perilaku (interaksi manusia-mesin, dampak DSS pada individu.

Strategi Pengembangan

1.Tulis DSS dengan bahasa pemrograman umum : Pascal, Delphi, Java, C++ dll.
2.Menggunakan 4GL : financial-oriented language, data-oriented language.
3.Menggunakan DSS Generator : Excell.
4.Menggunakan DSS Generator khusus
5.Mengembangkan DSS dengan metodologi CASE

Level Teknologi
Kerangka kerja untuk memahami konstruksi DSS mengidentifikasi 3 level teknologi DSS : Specific DSS, DSS-generation, dan DSS tools.
Specific DSS (DSS applications).
“Final Product” atau aplikasi DSS yang nyata-nya menyelesaikan pekerjaan yang kita inginkan disebut dengan specific DD (SDSS). Contoh : SDSS untuk menganalisis joint venture.

DSS Generators (atau Engines).
adalah software pengembangan terintegrasi yang menyediakan sekumpulan kemampuan untuk membangun specific DSS secara cepat, tak mahal, dan mudah. Contoh : Microsoft Excel.
DSS Tools.
Level terendah dari teknologi DSS adalah software utility atau tools. Elemen ini membantu pengembangan baik DSS generators atau SDSS.Contoh : grafis (hardware dan software), editors, query systems, random number generator, dan spreadsheets.
Proses Pengembangan DSS

1. Perencanaan : Merumuskan kerangka dan ruang lingkup SPK, persyaratan unjuk kerja , dan memilih konsep-konsep & menganalisis model pembuatan keputusan yang relevan dengan tujuan SPK. Langkah ini menentukan pemilihan jenis SPK yang akan dirancang dan metode pendekatan yang dipergunakan.
2. Penelitian : Berhubungan dengan pencarian data serta sumber daya yang tersedia
3. Analisis & Perancangan konsep : Penentuan teknik pendekatan yang akan dilakukan serta sumber daya yang dibutuhkan
4. Perancangan : Melakukan perancangan ketiga subsistem utama SPK yaitu subsistem database, model dan Dialog.
5. Konstruksi : Merupakan kelanjutan dari perancangan dimana ketiga subsistem yang telah dirancang digabungkan menjadi suatu SPK
6. Implementasi : Menerapkan SPk yang dibangun. Pada tahap dilakukan testing, evaluasi, penampilan, orientasi, pelatihan dan penyebaran
7. Pemeliharaan : Tahapan yang dilakukan terus menerus untuk mempertahankan keandalan sistem
8. Adaptasi : Melakukan pengulangan terhadap tahapan diatas sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan “pemakai”.

Metode dalam Pembuatan DSS

dalam pembangunan sebuah DSS biasanya menggunakan beberapa metode, yaitu :

System development life cycle (SDLC)

Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

• Design
• Implementation
• Analysis
• Need
• Planning
• System

Prototyping

• Suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai
• Hal ini berbeda dengan pendekatan SDLC tradisional (konvensional) yang lebih banyak menghabiskan waktu untuk menghasilkan spesifikasi yang sangat rinci sebelum pemakai dapat mengevaluasi sistem
• Mengingat kebanyakan pemakai mengalami kesulitan dalam memahami spesifikasi sistem berakibat bahwa pemakai tidak begitu paham sampai pengujian dilakukan
• Selain itu, prototipe membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada kedaaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.
• Prototipe dapat dibuat dengan menggunakan perangkat-perangkat, misalnya Visual BASIC dan PowerBuilder, ataupun DBMS (Database Management System) seperti Microsoft Access, sehingga pembuatan program dapat dilakukan dengan cepat

Sasaran Prototipe :
1.Mengurangi waktu sebelum pemakai melihat sesuatu yang konkret dari usaha pengembangan sistem
2.Menyediakan umpan balik yang cepat dari pemakai kepada pengembang
3.Membantu menggambarkan kebutuhan pemakai dengan kesalahan yang lebih sedikit
4.Meningkatkan pemahaman pengembang dan pemakai terhadap sasaran yang seharusnya dicapai oleh sistem
5.Menjadikan keterlibatan pemakai sangat berarti dalam analisis dan desain sistem

Pendekatan Prototipe
Identifikasi Kebutuhan Pemakai Membuat Prototipe Menguji Prototipe Memperbaiki Prototipe Mengembangkan Versi Produksi  Pengembang dan pemakai bertemu  Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem  Pengembang mulai membuat prototipe  Pemakai menguji prototipe dan memberikan kritikan atau saran  Pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai  Pengembang merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai
Kelebihan Prototipe

Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih intensif
Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi risiko pemakai tidak menggunakan sistem mengingat keterlibatan mereka yang sangat tinggi sehingga sistem memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik
Mempersingkat waktu pengembangan
Memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap versi prototipe, kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai
Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan-perubahan
Menghemat biaya (menurut penelitian, biaya pengembangan dapat mencapai 10% hingga 20% dibandingkan kalau menggunakan SDLC tradisional)
Kelemahan Prototipe
Prototipe hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototipe
Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototipe
Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap dan bahkan sistem kurang teruji
Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototipe, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negatif
Apabila tidak terkelola dengan baik, prototipe menjadi tak pernah berakhir. Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi
Prototipe baik dipakai pada keadaan
Sistem mempunyai resiko tinggi
Tidak jelas permasalahannya
Tidak jelas kebutuhan & keinginan
Tidak pasti ada yang ingin dilakukan
Perancangan Dialog User – Komputer
Bagiamana membuat dialog yg. baik, ramah, mudah ?
Sistem diminati oleh banyak pemakai
Mencari kesepakatan
Basis untuk menyamakan persepsi
User ingin cepat selesai
User tidak sabar menunggu
Prototipe segera memperlihatkan bentuk kerja sistem
Masa pakai singkat
Sistem hanya dipakai beberapa kali saja
Ingin menunjukkan inovasi
Pengembangan dapat menunjukkan kecanggihan
Sistem cepat terlihat (mungkin juga cepat selesai)
Kebutuhan berubah-ubah
User sulit menjelaskan kebutuhan
Menjadi keadaan yang paling umum untuk memakai prototyping

Pengembangan DSS Berbasis User
Pengembangan DSS berbasis user adalah pengembangan dan penggunaan sistem informasi berbasis komputer oleh orang-orang di luar wilayah sistem informasi formal.
Keuntungan bila user sendiri yang membangun DSS :
Waktu penyelesaian singkat
Syarat-syarat spesifikasi kebutuhan sistem tak diperlukan
Masalah implementasi DSS dapat dikurangi
Biayanya sangat rendah
Resikony adalah :
Kualitasnya bisa tak terjaga.
Resiko potensial kualitas dapat diklasifikasi dalam 3 katagori: (a) tool dan fasilitas dibawah standar (b) resiko yang berhubungan dengan proses pengembangan (contoh : pengembangan sistem yang mnghasilkan hasil yang salah), dan (c) resiko manajemen data (misal : kehilangan data).
Fleksibilitas dalam DSS
Hal-hal yang menyebabkan kebutuhan akan fleksibilitas dalam DSS :
Tak seorang pun, baik user maupun pembangun DSS, yang mampu untuk menentukan kebutuhan fungsional seluruhnya.
User tak tahu, atau tak dapat mengungkapkan, apa yang mereka mau dan butuhkan
Konsep user mengenai tugas, dan persepsi dari sifat dasar masalah, berubah pada saat sistem dipakai.
Penggunaan DSS secara aktual hampir pasti berbeda dari yang diinginkan semula.
Solusi yang diturunkan melaluii DSS bersifat subyektif.
Terdapat berbagai vriasi diantara orang-orang dalam hal bagaimana mereka menggunakan DSS
Ringkasnya ada 2 alasan utama adanya fleksibilitas dalam DSS :
DSS harus berevolusi atau berkembang untuk mencapai desain operasional, sebab tak seorangpun yang bisa memperkirakan atau mengantisipasi apa yang dibutuhkan secara lengkap.
Sistem jarang mencapai hasil final; ia harus sering diubah untuk mengantisipasi perubahan dalam hal : masalah, user dan lingkungan. Faktor-faktor ini memang sering berubah-ubah. Perubahan yang terjadi haruslah mudah untuk dilakukan.

 

Pemilihan DSS Generator dan Tool Software Lainnya.

Pelbagai pertanyaan yang harus dijawab oleh suatu organisasi yang akan menggunakan DSS Generator: (1) generator seperti apa yang akan digunakan, (2) hardware seperti apakah yang dipakai untuk menjalankannya, (3) sistem operasi seperti apa yang akan digunakan, (4) jaringan seperti apakah yang akan dipakai untuk menjalankannya.

Dengan kemampuan PC yang luar biasa sekarang ini, software DSS lebih banyak ditemui pada jenis komputer mikro. Kemudian dengan adanya program-program berbasis Windows, membuat DSS menjadi lebih disukai karena kemudahan penggunaannya.

Pemilihan Software.

Tool software dasar yang patut dipertimbangkan adalah:

• Fasilitas database relasional dengan fasilitas pembuatan laporan yang baik dan fasilitas pemilihan data setiap saat.
• Bahasa penghasil grafis.
• Bahasa pemodelan.
• Bahasa analisis data statistikal umum.
• Bahasa khusus yang lain (misal: untuk membangun simulasi).
• Bahasa pemrograman (generasi ketiga).
• Tool pemrograman berorientasi objek.
• Tool pembangun ES.
• Jaringan.
• CASE tools.

Pemilihan tool dan/atau generator adalah merupakan proses yang rumit dengan alasan:

1. Pada saat pemilihan, informasi DSS yang dibutuhkan dan outputnya tidak diketahui secara lengkap.
2. Terdapat ratusan paket software di pasaran.
3. Paket software selalu berganti dengan cepat.
4. Harga seringkali berubah.
5. Beberapa orang terlibat dalam tim evaluasi.
6. Suatu bahasa digunakan dalam membangun pelbagai DSS. Dari sini kemampuan yang dibutuhkan dari tool berubah dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
7. Pemilihan keputusan melibatkan banyak kriteria yang diterapkan pada bermacam-macam paket yang dibandingkan. Beberapa kriteria tak bisa diukur, yang lain memiliki konflik langsung dengan yang lain lagi.
8. Semua masalah teknis, fungsional, end-user, dan manajerial harus dipertimbangkan masak­masak.
9. Evaluasi komersial yang tersedia, misalnya oleh Data Decisions, Data Pro, dan Software Digest, Inc.; dan jurnal panduan user, misalnya PC Week dan Infosystems, semuanya bersifat subjektif dan seringkali dangkal ulasannya. Mereka hanyalah merupakan salah satu sumber informasi saja, yang setara dengan sumber-sumber informasi lain.

Merangkai semuanya dalam satu sistem.

Tool-tool pengembangan meningkatkan produktivitas builder dan membantu mereka menghasilkan DSS yang sesuai dengan kebutuhan user pada biaya yang moderat. Hal mendasar pada pengembangan tool dan generator ini adalah konsep: (1) penggunaan tool otomatis skala tinggi di keseluruhan proses pengembangan, dan (2) penggunaan bagian-bagian pra-fabrikasi dalam proses manufaktur keseluruhan sistem.

Sistem pengembangan DSS bisa dibayangkan seperti bengkel dengan pelbagai tool dan komponen. Sistem ini melibatkan komponen-komponen utama seperti:

• Penanganan permintaan/query (mendapatkan informasi dari database).
• Fasilitas analisis dan desain sistem (pengeditan, penginterpretasian, dll.).
• Sistem manajemen dialog (antarmuka user).
• Generator laporan (memformat laporan output).
• Generator grafis.
• Manajer kode sumber (menyimpan dan mengakses model built-in dan model yang dikembangkan user/user developed).
• Sistem manajemen berbasis model.
• Sistem manajemen knowledge.

Pemodelan DSS, Static & Dynamic Model Research

Pemodelan DSS

Model adalah penyederhanaan dari sesuatu aktifitas, kegiatan suatu objek yang disebut entitas. Pada DSS terdapat banyak macam model yang dapat digunakan untuk membantu memberikan dukungan keputusan.

Model-model yang ada pada DSS adalah :

• Model Fisik

Model fisik adalah penggambaran suatu hal / permasalahan dalam bentuk 3 dimensiModel fisik dapat berupa maket tempat pembelanjaan, prototype mobil dsb. Tujuan agar dapat dengan   mudah merubah bentuk dengan   biaya yang murah pada tahap   rancangan.

• Model Matematika

Menggunakan notasi-notasi dan persamaan-persamaan matematika untuk merepresentasikan sistem. Pada model matematika, atribut-atribut dinyatakan dengan variabel-variable, dan aktivitas-aktivitas dinyatakan dengan fungsi matematika yang menjelaskan hubungan antar variabel-variable tersebut.

• Model Statis

Digunakan bila jangka waktu variabel dianggap konstan dan interelasi unsur-unsur model dinyatakan sebagai persamaan yang tidak berubah dengan waktu. Sebagian besar situasi pengambilan keputusan statis diperkirakan berulang dengan kondisi yang identik.

Contoh: satu keputusan mengenai membuat sendiri atau membeli satu produk.

• Model Dinamis

Menempatkan waktu sebagai variabel bebas, sehingga model jenis ini menggambarkan dinamika suatu sistem sebagai fungsi dari waktu. Untuk memperoleh hasil, perhitungan dilakukan secara berulang-ulang (iterasi) sampai tercapai nilai kesalahan (error) yang minimal

Contoh: proyeksi rugi-laba 5 tahun dimana data input seperti biaya, harga, dan kuantitas berubah dari tahun ke tahun.

• Model Numerik dan Analitik

Model Numerik adalah model yang diselesaikan dengan teknik numerik yang menghasilkan solusi melalui tahapan² perhitungan iteratif. Model ini mampu memberikan solusi yang bersifat khusus pada keadaan tertentu dan mampu menyelesaikan persoalan-persoalan yang lebih kompleks.

Model Analitik adalah model yang penyelesaiannya dilakukan dengan teknis analitis, yaitu dilakukan dengan menggunakan deduksi teori-teori matematika. Memberikan solusi langsung dan bersifat umum.

• Model Simulasi

Simulasi didefinisikan sebagai suatu model sistem yang komponen-komponennya direpresentasikan oleh proses² aritmatik dan logika yang ada pada komputer, untuk memperkirakan sifat² dinamis sistem tersebut. Simulasi merupakan pemodelan suatu proses atau sistem sedemikian rupa sehingga model menyerupai sistem nyata dengan segala event yang terjadi di dalamnya.

DKL, simulasi adlh proses mendesain model dari suatu sistem nyata dan melakukan eksperimen dengan model tersebut untuk memahami perilaku sistem dan mengevaluasi berbagai strategi operasi dari sistem.

Siklus Model

Konsep dasar membentuk siklus model meliputi 3 fase pengembangan:

1.Fase Penentuan Masalah,

2.Fase Pengembangan Model,

3.Fase Pengambilan Keputusan

 

 

Decision Support System

Salah satu jenis sistem aplikasi yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan adalah Decision Support System atau disingkat DSS. DSS ni merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka.

DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.

Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalaha n manaje-men yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer.

Karakteristik DSS:

DSS memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):

1. Sistem yang berbasis komputer.
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan.
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual.
4. Melalui cara simulasi yang interaktif.
5. Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.

Selain itu karakteristik DSS lainnya adalah :

1. DSS dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur ataupun tidak terstruktur.
2. Dalam proses pengolahannya, DSS mengkombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi.
3. DSS dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi.
4. DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.

Manfaat DSS:

1. DSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya.
2. DSS membantu pengambil keputusan dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah.
3. DSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.
4. DSS mampu menyajikan berbagai alternatif.
5. DSS dapat menyediakan bukti tambahan untuk memberikan pembenaran sehingga dapat memperkuat posisi pengambil keputusan.

Keterbatasan DSS:

1. Beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan.
2. Kemampuan terbatas pada pembendaharaan pengetahuan yang dimilikinya.
3. Proses tergantung pada peragkat lunak yang digunakan.
4. Tidak memiliki kemampuan intuisi (berpikir) seperti pada manusia.

Komponen Decision Support System
Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:

1. Database
2. Model Base
3. Software System

Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.
Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.
Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang “dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management
System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif antara komputer
dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.

 

Jenis-jenis DSS
Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). “Quick-Hit DSS” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya.

Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Di dalam perusahaan, DSS jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi organisasi yang dapat berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi organisasi tersebut). Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.

“Institutional DSS” merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis dan ahli DSS. Sesuai dengan namanya, DSS jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan, dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah DSS untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang
(forecasting) yang akan mensimulasikan data yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional. Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi penggunaan DSS lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.).

Perkembangan DSS
DSS yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut. Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.).

Beberapa manajer pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.

 

Decision Making Process (Proses Pengambilan Keputusan)

THE DECISION-MAKING PROCESS (Proses Pengambilan Keputusan) 

Proses adalah tindakan yang dilakukan oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Pengambilan keputusan adalah proses organisasi karena hal tersebut melebihi individu dan mempunyai efek pada tujuan organisasi.

Pengambilan keputusan didefinisikan secara universal sebagai pemilihan alternatif. Ahli teori keputusan dan organisasi  Herbert A. simon mengonseptualisasikan proses pengambilan keputusan menjadi 3 tahap utama yaitu:

1. Aktivitas intelegensi : Berasal dari pengertian militer “intelligence,”Simon mendiskripsikan tahap awal ini sebagai penelusuran kondisi lingkungan yang memerlukan pengambilan keputusan.
2. Aktivitas desain : Selama tahap kedua, mungkin terjadi tindakan penemuan, pengembangan, dan analisis masalah.
3. Aktivitas memilih : Tahap ketiga dan terakhir ini merupakan pilihan sebenarnya-memilih tindakan tertentu dari yang tersedia.

Langkah pengambilan keputusan menurut Mintzberg dan koleganya yaitu:

1.  Tahap identifikasi : Dimana pengenalan masalah atau kesempatan muncul dan diagnosis dibuat.
2.  Tahap pengembangan : Dimana terdapat pencarian prosedur atau solusi standar yang ada atau mendesain solusi yang baru.
3. Tahap seleksi : Dimana pilihan solusi dibuat. Ada 3 cara pembentukan seleksi: dengan penilaian pembuatan keputusan dibuat berdasarkan pengalaman atau intuisi, dengan tawar menawar saat seleksi melibatkan kelompok pembuat keputusan dan semua manuver politik yang ada. Setelah keputusan diterima secara formal otorisasi pun dibuat.Perlu dicatat bahwa pengambilan keputusan merupakan proses dinamis, terdapat banyak celah berupa umpan balik dalam setiap tahap. Proses dinamis ini mempunyai implikasi perilaku dan strategi pada organisasi.

BEHAVIORAL DECISION MAKING(Perilaku Pengambilan Keputusan)

Dasar dan titik awal untuk mengembangkan dan menganalisis berbagai model perilaku pengambilan keputusan adalah tetap mempertahankan tingkat dan arti rasionalitas.

Rasionalisasi Keputusan

Definisi rasionalisasi yang sering digunakan dalam pengambilan keputusan adalah bahwa hal tersebut merupakan rencana tujuan. Jika sebuah rencana dipilih untuk mencapai tujuan yang di inginkan, maka keputusan dikatakan rasional. Simon menunjukkan bahwa “hierarki rencana-tujuan” merupakan rangkaian yang jarang terhubung dan terintegrasi sepenuhnya.

Salah satu cara untuk mengklarifikasi rasionalitas rencana-tujuan adalah menggunakan keterangan tambahan yang tepat dan berkualitas pada berbagai jenis rasionalitas. Rasionalisasi objektif dapat diterapkan pada keputusan yang memaksimalkan nilai dalam situasi tertentu. Rasionalisasi subjektif memaksimalkan hasil dalam kaitannya dengan pengetahuan aspek subjek tertentu. Rasionalitas dengan sengaja dapat diterapkan pada keputusan dimana penyesuaian rencana untuk tujuan merupakan proses dengan sengaja.

Model Perilaku Pengambilan Keputusan

Model berusaha mendiskripsikan secara teoritis dan realistis bagaimana manager praktik mengambil keputusan. Secara khusus, model berupaya menentukan seberapa rasional pembuat keputusan manajemen.

Model rasional ekonomi

Model ini berasal dari model ekonomi klasik dimana dalam segala hal pembuat keputusan bersifat rasional. Asumsi dalam pengambilan keputusan yaitu:

1. Keputusan sepenuhnya rasional dalam hal rencana-tujuan.
2. Terdapat sistem pilihan yang lengkap dan konsisten yang memungkinkan pemilihan alternatif.
3. Kesadaran penuh terhadap semua kemungkinan alternatif.
4. Tidak ada batasan pada kompleksitas yang dapat ditampilkan untuk menentukan alternatif terbaik.
5. Probabilitas kalkulasi tidak menakutkan ataupun misterius.

Pembuatan keputusan selalu memaksimalkan hasil dalam perusahaan bisnis dan keputusan akan diarahkan kepada titik profit maksimum dimana biaya marginal sama dengan pendapatan marginal(MC=MR).

Peters dan Waterman dalam bukunya in search of excellence” pendekatan numeratif dan rasional pada manajemen mendominasi sekolah bisnis. Pendekatan tersebut mencari pembenaran yang terpisah dan analitis untuk semua keputusan. Hal ini bisa saja salah dan membuat kita sangat tersesat.”

Inti yang dicapai Peters dan Waterman adalah bahwa model rasional bukan menjadi akhir pengambilan keputusan secara efektif dan jika terdapat perbedaan, hal tersebut menyebabkan kesalahpahaman dan mengganggu proses pengambilan keputusan.

Gaya Pengambilan Keputusan

Ada empat gaya pengambilan keputusan, yaitu :

• Gaya Direktif

Mempunyai toleransi yang rendah pada ambiguitas, dan berorientasi pada tugas dan masalah teknis. Cenderung lebih efisien, logis, pragmatis, dan sistematis dalam memecahkan masalah. Berfokus pada fakta dan menyelesaikan segala sesuatu dengan cepat. Berorientasi pada tindakan, cenderung mempunyai fokus jangka pendek, suka menggunakan kekuasaan, ingin mengontrol, dan menampilkan gaya kepemimpinan otokratis

• Gaya Analitik

Mempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas, tugas yang kuat serta orientasi teknis. Suka menganalisis situasi, mengevaluasi lebih banyak informasi dan alternatif daripada pembuat keputusan direksi. Memerlukan waktu lama untuk mengambil keputusan dapat merespon situasi baru atau tidak menentu dengan baik, gaya kepemimpinan otokratis.

• Gaya Konseptual

Mempunyai toleransi yang tinggi untuk ambiguitas,orang yang kuat, dan peduli terhadap lingkungan sosial. Berpandangan luas adalam memecahkan masalah dan suka mempertimbangkan banyak pilihan dan kemungkinan masa mendatang. Membahas sesuatu dengan orang sebanyak mungkin untuk mendapatkan sejumlah informasi dan kemudian mengandalkan intuisi dalam mengambil keputusan. Berani mengambil resiko, bagus dalam menemukan solusi yang kreatif atas masalah, dapat membantu mengembangkan pendekatan idealistis dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan.

• Gaya Perilaku

Mempunyai toleransi yang rendah pada ambiguitas, orang yang kuat dan peduli terhadap lingkungan sosial. Bekerja dengan baik dengan orang lain dan menyukai situasi keterbukaan dalam pertukaran pendapat. Menerima saran, sportif dan bersahabat dan menyukai informasi verbal daripada tulisan, menghindari konflik dan peduli dengan kebahagiaan orang lain. Kesulitan untuk berkata “tidak” membuat keputusan yang tidak tegas.

Implikasi Gaya Keputusan

Manajer mengandalkan dua atau tiga gaya keputusan. Gaya tersebut dapat digunakan untuk menentukan kekuatan dan kelemahan pembuatan keputusan. Gaya ini membantu menjelaskan mengapa manajer yang berbeda membuat keputusan yang berbeda setelah mengevaluasi informasi yang sama. Analisis gaya pembuat keputusan berguna dalam memberikan pemikiran mengenai bagaimana menghadapi berbagai gaya pengambilan keputusan.

Management Support System

Dari yang saya baca pada beberapa artikel pada dasarnya Management Support System itu adalah Sistem informasi yang digunakan manajer dalam mendukung pengambilan keputusan yang efektif. Management Support System terdiri dari :

1. Management Information System (MIS), yaitu Sistem yang digunakan untuk mengelola informasi untuk pembuatan laporan dan pendukung suatu keputusan.
2. Decision Support Systems (DSS), yaitu Sistem yang bersifat interaktif untuk membuat keputusan bagi manager dan business professionals.
3. Group Support Systems (GSS), termasuk Group DSS (GDSS), yaitu Sistem Pendukung Keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi di antara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung dan mendukung para pengambil keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.
4. Executive Information Systems (EIS), yaitu Sistem yang berisi informasi penting yang berasal dari MIS, dan DSS yang hanya diperuntukan bagi pimpinan organisasi.
5. Expert Systems (ES), yaitu Sistem informasi yang berisi petunjuk dari para ahli untuk digunakan dalam operasional maupun pembuatan keputusan.
6. Artificial Neural Networks (ANN), adalah merupakan salah satu contoh model non linear yang mempunyai bentuk fungsional fleksibel dan mengandung beberapa parameter yang tidak dapat diinterpretasikan seperti pada model parametrik. ANN juga dikenal dengan kotak hitam (Black Box Technology) atau tidak transparan (opaque) karena tidak dapat menerangkan bagaimana suatu hasil didapatkan. Hal inilah yang membuat ANN mampu digunakan untuk menyelesaikan persoalan yang tidak terstruktur dan sulit didefinisikan.
7. Hybrid Support Systems adalah kombinasi dua atau lebih teknik / metode yang bertujuan menggabungkan kekuatan masing-masing teknik tersebut dan meminimalkan kekurangannya, sehingga dapat menjadi alternatif atau solusi untuk mengoptimalkan opini benar atau tidaknya suatu data yang terkumpul untuk dijadikan bahan dalam proses pengambilan keputusan.

Proses pengambilan keputusan terdiri dari 3 fase proses: intelligence, design, dan choice.

• Intelligence – pencarian kondisi-kondisi yang dapat menghasilkan keputusan.
• Design – menemukan, mengembangkan, dan menganalisis materi-materi yang mungkin untuk dikerjakan.
• Choice – pemilihan dari materi-materi yang tersedia, mana yang akan dikerjakan.

Proses-proses yang terjadi pada kerangka kerja DS dibedakan atas:

• Terstruktur, mengacu pada permasalahan rutin dan berulang untuk solusi standar yang ada.
• Tak terstruktur, adalah “fuzzy”, permasalahan kompleks dimana tak ada solusi serta merta. Masalah yang tak terstruktur adalah tak adanya 3 fase proses yang terstruktur.
• Semi terstruktur, terdapat beberapa keputusan terstruktur, tetapi tak semuanya dari fase­fase yang ada.